신생활관효과적인 회의 방안
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작성자 교무부 작성일2017.02.08 조회2,839회 댓글0건본문
어떤 단체의 성격과 수준을 파악하는 데 가장 빠른 방법의 하나는 그 단체의 회의 문화를 살펴보는 것입니다. 일반적으로 사람들은 일정한 목적을
달성하기 위하여 모임을 만들고 그 모임은 회의를 통하여 운영됩니다. 여러 사람의 의견과 뜻을 하나로 모으는 과정은 회의를 통하지 않고는 실현하기
어려우므로 어느 단체에서나 회의는 매우 중요합니다. 회의 문화는 단체의 발전을 가늠하는 척도라 해도 과언이 아닙니다.
회의(會議)의
사전적 의미는 여럿이 모여 의논함, 또는 그런 모임인데, 우리 도(道)에서는 이것을 수의(隨議)라 합니다. 도전님께서는 수의에 대하여 다음과
같이 훈시하셨습니다.
“토론회도 수의(隨議)라고 명칭을 바꿔라. 수는 따를 수, 좇을 수(隨) 자로 하고, 의는 회의한다, 의논한다는
뜻의 의(議) 자로 하면 된다. 즉 모여서 서로 얘기하는 것이다. 수의에는 토론회가 있고, 주의할 사항들을 전하는 것이다.”01
이 글에서는 우리가 수도생활에서 하는 수의나 사회생활에서 하는 회의를 보다 효율적으로
진행하는 방안에 대하여 살펴보고자 합니다.
효과적인 회의 방안에 대한 논의는 현재 이루어지고 있는 회의 문화의 진단에서부터 출발해야 할 것입니다. 신한은행에서 내부 도서용으로 발간한 『부도 및 도산의 예견 조치 사항』이라는 책에 보면 부도 가능성이 있는 기업의 판별법을 소개하는데, ‘사내가 불결하다, 정리정돈이 엉망이다, 직원들이 불친절하다, 장시간의 잦은 회의를 한다…’는 등의 항목을 열거하고 있습니다. 이 중 장시간의 잦은 회의를 도산의 징후로 꼽은 것이 눈에 띕니다.
회의는 바로 이러한 문제를 파악하는 수단이자 문제 해결의 도구이기도 합니다. 장시간의 잦은 회의를 한다는 것은 회의를 통하여 문제 해결책을 찾지 못하고 있다는 방증이고, 효율적인 정보교류와 의사결정이 이루어지지 않고 있다는 증거입니다. 회의가 아예 없는 것도 문제이지만 장시간의 회의를 너무 자주 하는 것 역시 더욱 큰 문제라 하겠습니다.
효율적인 회의 문화를 위해서는 회의 시간의 시작과 끝이 정해져 있고 그 시간을 엄수하는지, 자신들이 하는 회의가 갑자기 열리는 회의, 늘어지는 회의, 실천과 연결이 되지 않는 회의가 되고 있지는 않은가를 점검해 보아야 합니다.
회의 목적
회의를 하는 목적은 크게 세 가지로 나누어 볼 수 있습니다. 정보
전달과 공지, 문제해결과 의사결정, 아이디어 도출이 그것입니다. 정보 전달과 공지에서는 조직의 비전이나 전략에 대한 공지를 전달하거나 조직의
방침에 대한 설득과 이해, 동의를 구하는 일이 해당합니다. 그리고 회의를 하는 주된 목적 중의 하나는 문제해결과 의사결정에 있으니 여기서는
협의와 합의, 토론을 통하여 문제의 해결 방안을 논의하거나 조직 내 부서 간 업무 지원이나 업무 조정을 이루어 나갑니다. 아이디어 도출에서는
전략, 기획, 업무 아이디어를 마련하거나 새로운 사업구상이나 업무 시스템을 개선하는 일이 해당됩니다.
스마트(SMART)한 회의
최악의 회의는 다음 세 가지 경우에 해당하는
회의입니다. ‘회의는 하되 토론이 없다, 토론은 하되 결론이 없다, 결론은 있되 실행이 없다.’ 반면에 최고의 회의는 회의 진행이 간단
명료하고[S], 회의 운영이 잘 관리되고 있으며[M], 회의의 결과가 정확히 실행에 옮겨지고[A], 상호존중하는 분위기에서[R] 회의 시간이
엄수되는[T] 회의입니다. 이런 회의가 스마트(SMART)한 회의입니다.
S는 Simple의 머리글자입니다. 세상이 복잡하게 변해
갈수록 심플한 삶에 대한 요구는 높아집니다. 언제나 핵심은 간단 명료하기 때문입니다. 진리는 간단합니다. 무언가 복잡다단(複雜多端)하다면
사(私)와 잡(雜)이 많지 진리와는 거리가 먼 것입니다. 매사에 단순 명료한 것을 추구한다면 본질에 빠르게 다가갈 수 있습니다. 이런 면에서
회의의 절차나 과정도 단순 명료한 것이 좋습니다.
M은 Management(관리)의 머리글자입니다. 회의 관리는 단순히 회의 전과 회의
중, 회의 후로 나누어 회의 전에는 회의 준비를 하고, 회의 중에는 상생토론(相生討論)을 하며, 회의 후에는 반드시 회의 결정사항을 실행에 옮길
수 있도록 관리하는 것입니다. 세상 모든 것은 ‘관리’하면 좋아집니다. 그래서 일상생활의 많은 영역에 관리라는 용어가 붙는 것입니다. 피부관리,
체력관리, 학업관리, 건강관리, 돈관리, 자기관리, 남편관리, 아내관리, 자녀관리, 후각(後覺)관리, 사업판관리… 등등 무수히 많습니다. 회의도
잘 관리된 회의는 격이 다릅니다. 우리의 회의 문화는 도인의 품격이 느껴지는 회의가 되어야 합니다.
A는 Action(실행)의
머리글자입니다. 회의의 목적 중의 하나가 문제해결에 있으므로 회의 결과는 반드시 실행하여야 개선과 발전이 있습니다. 각종 회의에서 흔히 범하기
쉬운 잘못은 말만 무성하게 많고 결론이 없거나 결론이 나더라도 실행에 옮겨지지 않는 것입니다. 회의에서 결론이 나면 그 일을 실행에 옮길 주체가
누구인지를 분명히 하고, 계획(plan)을 세워 실행(do)하고 점검(see)하는 plan-do-see의 과정을 반복하여 문제를 해결해 나가야
합니다. 그리고 실행의 주체는 책임감 있게 일을 처리해 나가야 합니다. 회의의 권위는 책임자가 언성을 높인다고 얻어지는 것이 아닙니다. 옛말에
“선행기언이후종지(先行其言而後從之)”02라 하였듯이 책임자가 솔선(率先)하여 수범(垂範)하는
데서 그 모임의 품격이 살아납니다.
R은 Respect(존경)의 머리글자입니다. 회의 시에 상호존중하는 분위기는 아무리 강조해도
지나치지 않습니다. 우리 도에서 하는 상생윷놀이가 서로 잡아먹지 않고 도수에 꼭 맞아야 날 수 있듯이 상생토론은 상대방의 의견을 무시하거나
대립하여 격론을 벌이는 것이 아니라 정반대되는 이야기를 하더라도 대립각을 세우지 않고 담담하게 자신의 의견을 발표하는 것입니다. 우리 도는
신도(神道)이고 도인이 하는 말에는 신명이 응하므로 다 일리(一理)가 있는 것입니다. 버릴 이야기가 하나도 없습니다. 다만 하나의 의견으로는
완전하지 않으므로 깨진 그릇의 조각을 맞추듯 합심(合心)하고 합의(合意)하다 보면 좋은 의견이 나오게 되고 그것이 단체의 발전을 앞당기게
됩니다.
T는 Time(시간)의 머리글자입니다. 일본의 도요타 자동차 사무실에는 이런 슬로건이 회의실 벽에 붙어있다고 합니다.
“정시 개최, 1시간 이내 완료!”, “토론보다는 실행을 중심으로!” 보통 잘 준비된 회의는 1시간 안에 끝납니다. 안건을 회의 시에 제시하고
회의 자료를 미리 배포하지 않으며, 불필요한 인원도 회의에 참석시키는 회의는 회의에 긴장감과 밀도가 없고 늘어지게 마련입니다. 사회에서 ‘시간은
돈’이라 하지만 우리 도(道)에서 ‘시간은 생명’입니다. 회의 시간은 엄수하고 회의는 1시간 안에 끝낸다는 원칙을 세우면 회의를 밀도있게 하는
데 도움이 됩니다.
삼성 신경영 10년의 첫걸음은 이건희 회장의 ‘회의 문화’ 개혁이었다고 하는데, 삼성의 회의 원칙을 살펴보면, 3가지 사고, 3가지 원칙과 7가지 지침을 갖춘 3·3·7운동으로 대변할 수 있습니다.
3가지 사고는 즉흥적인 회의보다는 계획된 회의, 회의의 간소화, 타 회의와의 통합여부 점검을 말하며, 3가지 원칙은 회의 없는 날을 운영하고, 회의 시간은 1시간을 원칙으로 하며, 회의 기록은 1장으로 정리한다는 것입니다.
7가지 지침은 시간엄수, 회의의 기회비용 산출, 참석자 최소화, 명확한 회의 주제, 회의 자료 사전배포, 전원 발언 유도와 회의록 작성입니다. 사실 이러한 삼성의 3·3·7 회의 문화를 벤치마킹하는 것만으로도 회의 문화의 효율성을 현저히 높일 수 있습니다.
효과적인 회의 기술을 회의 전과 회의 중, 회의 후로 나누어 살펴보겠습니다. 회의 전의 점검 사항으로는 회의 주제와 목표를 명확히 하고 참석자들에게 주지시키고 이에 대해 준비하도록 해야 합니다. 그리고 회의 참석자를 구성하고 불필요한 인원이 참석하지 않도록 해야 합니다. 다음은 회의 주제를 공지하고 사전에 회의 자료를 참석자들에게 배포하여야 합니다. 회의 시간은 1시간을 넘지 않게 제한하는 것도 중요합니다. 끝나는 시간을 정하지 않은 회의는 십중팔구 회의 주제가 삼천포로 빠지거나 지루하게 늘어집니다.
회의 중에는 열린 마음으로 상호존중하는 자세가 중요합니다. 참석자들은 회의에 적극적으로 참여하여 발언하여야 합니다. 참여의식과 주인의식은 조직 발전의 원동력입니다. 회의 운영자는 참석자 전원이 발언할 수 있도록 안배하여야 합니다.
또한 회의 중에는 배려와 존중의 대화 예절을 지켜야 합니다. 사람의 도(道)가 예(禮)를 체(體)로 삼기 때문에 사람은 일생동안 때와 장소에 따라 기거동정(起居動靜)과 좌와(坐臥)에 적중한 예를 취할 줄 알아야 합니다. 회의 예절은 복장과 용모를 단정히 하여 회의에 참석하고. 참석자가 먼저 서로 인사하고 정한 자리에 반듯하게 앉아 수첩과 펜을 준비합니다.
대화 예절로는 상대방에 대한 배려와 존중, 경청의 자세를 시종일관 견지해야 합니다. 상대방의 말을 무시하거나 말을 중간에 끊거나 말꼬리를 물고 늘어지는 언행은 있을 수 없습니다. 존중(尊重)은 상대방을 존경하여 소중하게 여긴다는 말입니다. 경청(傾聽)은 기울일 경 자에 들을 청 자이니 상대방의 말에 내 마음을 기울여 주의 깊게 듣는 것입니다.
회의는 주제에 맞는 회의 기법을 사용하는 것도 필요합니다. 아이디어를 도출하기 위한 회의라면 ‘브레인스토밍’03 회의를 해보는 것도 좋은 방법입니다.
회의 후, 마무리는 확실하게 하여야 합니다. 회의의 마무리에는 회의 장소의 청소와 정리, 정돈이 포함되지만 가장 중요한 것은 결정된 사항은 반드시 기록하고 실천하는 것입니다. 그리고 중간에 점검하여 그 실행여부를 검사하는 것도 중요합니다.
지금까지 효과적인 회의 방안에 대하여 몇 가지 측면에서 언급하였는데 정리하자면 회의 효율화의 5대 원칙은 ‘정리한다, 간소화한다, 통합한다, 위양(委讓)한다, 표준화한다’입니다. 꼭 필요한 회의가 아니면 정리하고, 참석자나 개최일수, 회의 시간, 회의 자료를 간소화하며, 안건을 통합하거나 비슷한 회의를 통합하고, 다른 회의에 맡겨도 좋을 내용은 위양하며, 회의 진행방법을 표준화하는 것입니다.
ㆍ 김영한, 김영안 공저, 『삼성처럼 회의하라』, 서울: 청년정신, 2004.
ㆍ 류한수, 『스마트 미팅』, 서울: 학이시습, 2012.
ㆍ 유완석, 『최고의 회의』, 서울: 현대미디어, 2009.
ㆍ 찰스 클라크, 『브레인스토밍』, 신민정 옮김, 서울: 거름, 2008.
ㆍ 우치다 마사시, 『회의 반으로 줄이고 두 배로 잘하는 법』, 양영철 옮김, 서울: 거름 2003.
ㆍ 나카지마 다카시, 『업무의 도구 상자』, 김하정 옮김, 서울: 미래의 창, 2008.
ㆍ 낫타 료, 『사람은 말하는 법으로 90% 바뀐다』, 구현숙 옮김, 서울: 이아소, 2013.
ㆍ 오쿠시 아유미, 『말하기의 기술』, 송수영 옮김, 서울: 이아소, 2010.
ㆍ 강치원, 『토론의 힘』, 파주: 느낌이있는책, 2013.
01 도전님 훈시(1993. 1. 28)
02 『논어』, 「위정」편, “子貢問君子. 子曰: 先行其言而後從之(자공이 군자에 대해 여쭈니, 공자 가로되 먼저 실천하고 그런 뒤에 말이 따라야 하느니라).”
03 Brainstorming: 여러 사람이 모여 문제 해결을 위한 다양한 아이디어를 자유롭게 제시하고, 이러한 아이디어들을 취합ㆍ수정ㆍ보완해 정상적인 사고방식으로는 생각해낼 수 없는 독창적인 아이디어를 얻는 방법을 말한다. 브레인스토밍을 성공시키기 위해서는 ① 타인의 아이디어를 비판하지 말고, ② 자유분방한 아이디어를 환영하며, ③ 되도록 많은 아이디어를 서로 내놓도록 해야 한다.
《대순회보》 167호
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